同窓会にむけて自分を磨く

打ち合わせで決めること

同窓会幹事メンバーを決める

大人数の同窓会だと一人で全てをやるにはとても大変なので、複数人の幹事メンバーを集めましょう。
1クラスにつき2から3人位を選出するのが理想です。
多くの同窓生をあつめるためには、自分と仲の良い友人だけでなく、交友関係の広い人や部活の違う人にお願いするとより多くの同窓生を集めることが出来るでしょう。

同窓会スケジュールを決める

同窓会の開催のためには準備期間が必要です。
できるだけ早めに告知し、同窓生のスケジュールの調整を促せることと思います。
それらを考慮して開催する日を決めましょう。

遅くとも半年前に会場を選定し、予約されておかれることをお薦めします。

お盆や年末年始など、多くの同窓生が帰省するタイミングに合わせて設定すると参加率が上がります。遠方からも出席しやすいように、お正月やお盆の帰省時期に同窓会を開催するのが一般的かもしれません。

同窓会開催場所の決定

みんな学校を卒業してから、ばらばらに散って暮らしています。参加率を考え、一番集まりやすい場所を決めることが大事だと思います。学校のある地元で開催するのが理想かもしれません。しかし、友人たちが多く集まる都市などと地元が離れている場合など、どちらからも交通手段がある中間地点などでの開催もいいかもしれません。 開催地域が決まったら会場となる施設・お店の予約をします。 できれば席の移動が可能で騒がしくしても大丈夫な施設・お店を選びましょう。

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同窓会の会費を決定

同窓会の開催には、会場の飲食代金だけではなく、その他にもいろいろな経費がかかることを見込んで、慎重に会費を決めることが必要です。会場使用料、恩師を招待する場合は恩師へのお土産品、映像機器のレンタル代、案内状の印刷、郵送費、記念写真の現像代、発送代など同窓会の内容によって様々な経費がかかってきます。

当日のキャンセルなどもあることを想定してください。余ったお金は二次会に回せばいいかと思います。

思った以上に雑費がかかり、赤字となってしまっては大変です。さまざまな経費を見込んで、その上で会費を決めましょう。そして会費に見合ったグレードの会場探しに入りましょう。

同窓会の会場費、飲食代、他同窓会の案内状発送等の経費を計算し、会費を決めます。　
会費の決定には参加者の人数の予測が重要になってきます。

学年全体で同窓会をする場合には、各クラスで何名の出席を確保できるかを考えて見ましょう。

各クラス2名から3名の幹事が呼びかけをするとして、例えばひとりにつき5名を誘うことをも目標に計算するなどして、全体の出席者を計算してみましょう。

同窓会の住所録の作成

卒業アルバムや文集から同窓生のリストを作成しましょう。
エクセルなどで管理しやすいようにリストを作成しておくと良いです。
このリストに、同窓生の現住所を調べてリストを埋めていくと良いでしょう。

幹事メンバー総出で電話・メールなどで呼びかけ、住所録を埋めていきましょう。

出来れば、一緒にメールアドレスをリストにすることが出来ればとても運営がやりやすくなることでしょう。

連絡先不明者の同窓生もでてくるかと思います。古い住所などでもリストにし、不明者リストとして保存しておきましょう。同窓会開催時に集まった友人を手がかりに連絡がつくこともあると思います。ここで作成した同窓生リストはまた役立つかもしれませんのでしっかり保管しましょう。


同窓会案内状の作成

同窓会の案内状を作成し、発送します。最初に作成した同窓会の住所録を元に、往復はがき又は封書で（封書の場合は、返信はがきを同封して）発送します。
もし、転居先不明で案内状が配達されなかった場合は、友人たちに再度情報を求め、なるべく多くの人に同窓会の案内状を送りましょう。

 

当日の進行の打ち合わせと準備

当日のプログラムを打ち合わせしましょう。
メリハリ良く進行するために始まりと終わりのあいさつ、幹事・恩師からの挨拶はプログラムに必ず組み込みましょう。
同窓会などよりも、当時の写真のスライドショーや映像の上映などの方が盛り上がることが多いようです。また卒業アルバムを数冊用意しておくとまた盛り上がることでしょう。

久しぶりに会う旧友との再会の喜びに浸れるように自由時間もしっかり設定しましょう。
当時の流行の音楽をBGM、学校校歌なども組み込む演出もよろこばれそうですね。

プログラムや演出などが決定したら、それに必要な機器や備品などをすべてリストアップします。
リストアップしたら、当日にすべて用意できるように幹事メンバーで役割分担して準備しましょう。

当日の役割分担を決めましょう。（司会・受付・開宴の挨拶・スピーチ・音響・写真撮影など）

※役割分担詳しくはこちら